Automatizace inteligence faktur: Jak jsme využili AI k vytváření vyhledávatelných popisů produktů

Úvod

Když k nám přišel jeden z našich podnikových klientů s výzvou, viděli jsme v tom příležitost kombinovat automatizaci a AI praktickým způsobem, který přináší výsledky.

Jaký byl problém?
Jejich fakturační systém ukládal tisíce záznamů, ale jejich tým nemohl vyhledávat nebo filtrovat faktury na základě produktů, které v nich byly zmíněny. Neexistovala žádná metadata specifická pro produkty—pouze surové soubory faktur nebo základní fakturační data (ID, celkové částky a data). Vyhledávání všech faktur obsahujících například „bezdrátové routery” bylo téměř nemožné, pokud se přesný termín neobjevil v názvu nebo komentáři—což se stávalo jen zřídka.

Potřebovali řešení, které by nevyžadovalo přeformátování všech jejich historických dat nebo změnu způsobu generování faktur. Naším úkolem bylo obohatit jejich stávající data užitečným, prohledávatelným kontextem—a přesně to jsme dodali.

Cíl

Vytvořit automatizaci, která:

Extrahuje informace o produktech a službách z každé faktury
Generuje stručný, lidsky čitelný popis faktury pomocí AI
Ukládá tento popis do databáze vedle původních fakturačních dat
Umožňuje fulltextové vyhledávání podle klíčových slov produktů prostřednictvím jednoduchého databázového dotazu nebo UI vyhledávání

Náš přístup

Navrhli jsme pipeline, který se bezproblémově integruje s existujícím fakturačním systémem a databází klienta. Takto to funguje:

1. Extrakce dat

Faktury—ať už strukturované nebo nestrukturované—byly nejprve předány analyzátoru, který identifikoval položky, názvy produktů a množství. Tento krok zvládl vše od čistého JSON až po naskenované PDF pomocí OCR.

2. AI generování popisů

Pomocí přizpůsobeného jazykového modelu jsme generovali jednověté až dvouvěté popisy každé faktury. Model byl instruován, aby shrnul klíčové produkty a služby v přirozeném jazyce.

Příklad vstupu:

2x Bezdrátový router X200

1x Ethernet switch A300

Příklad výstupu:

“Tato faktura obsahuje dva bezdrátové routery X200 a jeden Ethernet switch A300.”

3. Integrace do databáze

Přidali jsme pole generated_description do existující tabulky faktur klienta. Každá faktura získala svůj AI generovaný popis a byla indexována pro fulltextové vyhledávání pomocí PostgreSQL tsvector systému (s možností pozdější integrace ElasticSearch).

4. Možnost vyhledávání

S novými popisy na místě mohli uživatelé jednoduše napsat název produktu—např. “router” nebo “toner do tiskárny”—a okamžitě zobrazit všechny relevantní faktury. Žádné složité filtrování nebo ruční vyhledávání nebylo potřeba.

Výsledky

Automatizační systém je nyní plně nasazen a interní týmy klienta těží z:

Rychlejšího získávání faktur — Vyhledávání podle produktů nyní trvá sekundy místo hodin
Zlepšeného reportingu — Týmy mohou identifikovat, které produkty se ve fakturaci objevují nejčastěji
Minimálního narušení — Nebylo potřeba žádných změn ve způsobu vytváření nebo ukládání faktur
Škálovatelné architektury — Řešení je připraveno pro vícejazyčné rozšíření a kategorizaci

Výhled do budoucna

Na základě tohoto úspěšného nasazení nyní spolupracujeme s klientem na dalších funkcích, jako jsou:

Automatická klasifikace typů faktur (hardware, služby, software)
Zvýrazňování často se vyskytujících produktů pro prognózování nákupů
Export filtrovaných výsledků pro finanční a compliance audity

Závěr

Tento projekt perfektně ukazuje, jak může AI automatizace přidat smysluplnou hodnotu, aniž by nutila týmy přestavět existující systémy. Obohacením fakturačních dat inteligentními popisy jsme pomohli našemu klientovi odemknout nové úrovně použitelnosti a přehledu—vše z dat, která již měli.

Pokud vaše organizace bojuje s neprohledávatelnými daty pohřbenými v dokumentech, rádi vám pomůžeme přeměnit tyto informace v akci.